Quizá te preguntes, y yo, ¿Para que necesito un CRM si en mi empresa somos sólo 4 personas?
Si decides tomarte en serio la captación de leds (clientes potenciales) en tu empresa y deseas implementar una estrategia sólida para que la mayor parte de estos se conviertan en clientes, disponer de un buen CRM (Customer Relationship Management) es imprescindible.
En Tu Oficinista usamos el software de HubSpot para llevar a cabo estas tareas, y en este artículo vamos a explicarte sus principales ventajas, que seguro te serán de gran ayuda aplicadas a tu empresa.
El CRM de Tu Oficinista
En cualquier empresa, pero sobretodo en las de servicios, es imprescindible contar con una buena gestión de los clientes, tanto potenciales, como actuales. Es importantísimo hacer un correcto seguimiento de las llamadas, los correos electrónicos, las reuniones, etc. Todo debe estar perfectamente coordinado y centralizado, de forma que resulte sencillo para cualquiera de los miembros del equipo acceder al historial de cualquier cliente y ver todas las actuaciones que se han llevado a cabo con él. Proyectos, ofertas, contratos, todo debe estar a un clic… Es la mejor manera, por no decir la única, de evitar incómodos errores con tus potenciales clientes, además de ahorrar muchísimo tiempo (o lo que es lo mismo, dinero).
Para empezar, HubSpot nos ofrece 5 secciones principales desde las que podemos controlar todo el flujo de información de un cliente, desde que realiza una consulta en la web, por email, teléfono o a través de alguna red social, hasta que acaba contratando nuestros servicios o deja de estar interesado. El cuadro de mandos está compuesto por las siguientes secciones: tablero, contactos, empresas, acuerdos y tareas, todos completamente personalizables para que la información se muestre tal y como tú quieres, incluso de distinta manera para cada miembro del equipo.
HubSpot te lo pone fácil
En la sección de contactos, dispones de una ficha de perfil que además de tener toda la informacion que necesitas perfectamente estructurada, te lo pone muy fácil a la hora de cumplimentarla, ya que a veces, con sólo introducir el email de contacto, la herramienta rellena el resto cogiendo la información asociada al correo electrónico de su gran base de datos. En cada cliente, disponemos de toda una lista de las acciones que se han tomado con él; llamadas, correos, notas, etc. Así, de un vistazo, cualquier persona del equipo puede saber el historial de contactos y actuaciones.
También podemos añadir una tarea o programar reuniones, ya sea para nosotros mismos, o asignarlas a cualquier persona del equipo definiendo la fecha de vencimiento para estas. Esto es esencial cuando trabajas con un equipo deslocalizado. Por ejemplo, si el comercial deja una llamada registrada en la que le han indicado que deben repensar la decisión porque no tienen clara nuestra política en cuanto a protección de datos, el director puede abrir una tarea para ese comercial indicándole que le vuelvan a llamar ofreciéndole la posibilidad de hablar directamente con la empresa que gestiona la protección de datos para Tu Oficinista. Al comercial le llegará la tarea asignada al correo electrónico y una vez realice la llamada registrará el resultado en la ficha del contacto, momento en que el director recibirá un aviso de que se ha ejecutado la tarea abierta.
Otra característica que nos encanta, es que es multiplataforma, y realmente las diferentes apps funcionan más que bien, con lo que no resulta para nada engorroso trabajar con la plataforma ya sea desde el móvil o la tablet. En este tipo de usos, se agradece y mucho el sistema de notificaciones push, ya que en casos como el comentado en el párrafo anterior, nos ayuda a ser mucho más ágiles a la hora de gestionar cualquier tarea.
Fichas de empresa casi automáticas
Al igual que con los contactos, Hubspot trabaja con fichas de empresa, prácticamente idénticas, pero que a su vez pueden contener uno o varios contactos dentro de ellas.
En este caso dar de alta una nueva empresa es casi automático, ya que rellenando en primer lugar el nombre del dominio, el 90% de las veces la herramienta es capaz de cumplimentar todos los datos. Esto realmente es una pasada, y ahorra un montón de tiempo. Además, es capaz de relacionar los contactos con empresas por la dirección de email, con lo que muchas veces, no tienes ni que indicarle al programa que contactos corresponden a una u otra empresa.
Por lo demás, el funcionamiento es idéntico al de los contactos. A la hora de dar de alta un nuevo lead, puedes hacerlo indistintamente con empresas o contactos.
Los negocios son la base de todo
HubSpot denomina negocios, al proceso de conversión de un interesado, o lead, en un cliente que contrata definitivamente tus servicios. Esta sección se nos presenta como si de un corcho con alfileres se tratara (tiene también una vista de tabla, pero a nuestro juicio menos atractiva), una interfaz muy útil, en la que solo debemos arrastrar las fichas entre las distintas columnas, de forma que de un vistazo podemos saber la situación general de los distintos procesos abiertos.
El CRM divide este apartado en cinco secciones, que van desde la captación el lead, hasta que este acaba siendo cliente o deja de estar interesado. Como siempre puedes personalizar cada una de las fases a tu gusto, en nuestro caso, contacto, lead cualificado, pendiente de confirmar, contrata y perdido. Simplemente echando un vistazo al tablero puedes comprobar la eficacia de tu proceso de captación de clientes.
En cada una de estas fichas, dispones de toda la información de ese “negocio”, la fecha del primer contacto, como se produjo, las llamadas que se han hecho, reuniones si las ha habido y si está pendiente de alguna acción por nuestra parte. Además, puedes incluir el valor potencial del cliente que se sumará automáticamente al importe de negocios ganados una vez la ficha acabe en la sección “contrata”.
Mucho más sencillo de lo que puede parecer
Si hay algo que nos encanta por encima de todo del CRM de HubSpot, es su simplicidad. Quizá pueda parecer complicado el llevar al día todas las llamadas, correos y mensajes que se realizan durante el día, pero gran parte del trabajo lo hace la propia herramienta por nosotros.
En primer lugar, está totalmente integrada con Gmail, a través de Sidekick. Esto nos permite que cada correo que intercambiamos con un cliente, se añade automáticamente a su ficha, tanto de contacto o empresa, como del negocio en caso de que tengamos uno abierto con él, facilitando muchísimo la gestión del día a día. Además utilizamos la extensión de Chrome lo que nos da información en tiempo real de cuando el cliente ve o abre un correo electrónico que le hayamos enviado.
Esto ya nos quita muchísimo trabajo y funciona de lujo al menos con gmail. Resulta casi mágico entrar en cualquier ficha y tener registrados todos los correos intercambiados con este. Y por si esto fuera poco, podemos incluso hacer llamadas a través de la herramienta, la cual registra la duración de la misma e incluso una grabación que en algunos casos puede ser más que útil. Eso si, esta función de realizar llamadas está disponible únicamente en la modalidad de pago.
Y además… ¡Es gratis!
Nos hemos dejado lo mejor para el final: ¡es gratis! Excepto la función de las llamadas, esta magnífica herramienta CRM es completamente funcional y gratuita, y está además respaldada por una gran empresa. Por supuesto, esto es el anzuelo para que adquiramos otros servicios de HubSpot, pero esto no es en absoluto obligatorio. En resumen, HubSpot es un gran CRM, que en Tu Oficinista usamos a diario, y que estamos seguros que te ayudará y no poco si necesitas un software así para tu empresa.
Esperamos haberte ayudado si no lo conocías y puede serte útil, o si simplemente te hemos podido aportar alguna idea para implementar a partir de ahora en tu empresa. Sea como sea, para cualquier duda que tengas, quedamos como siempre a tu disposición.